Gérer le courrier, ses adresses et ses agendas avec Thunderbird

Pour gérer son courrier, la mode est au webmails. Les webmails sont des pages internet sur lesquels on se connecte grâce à un ensemble login / mot de passe. L’inconvénient est la nécessité de visiter chaque page régulièrement pour vérifier l'ajout de nouveau courrier. On dispose rapidement de plusieurs comptes mails. Notre fournisseur internet nous donne la possibilité d'ouvrir de 1 à 5 boites mails, nous pouvons disposer d'autres boites mails personnelles et professionnelles chez gmail, laposte, hotmail… et un logiciel de courrier sera plus confortable pour suivre plusieurs comptes et pour les organiser plus facilement. Avec les boites mails, il faut aussi compter sur la gestion des contacts (Annuaires) et un agenda est un plus appréciable.

Configuration

Ajouter des modules

• Lightning (le module d'agenda)

• Provider for Google Calendar

Ajouter des comptes mails

Différence entre POP3 et IMAP : En POP3, le logiciel se connectera au serveur puis téléchargera les messages pour être traité en local. Ils ne seront donc plus disponible sur le serveur. En IMAP, les messages restent sur le serveur. Le logiciel se connecte et les messages sont traités « sur le serveur ». Il est possible de garder ou non sur l'ordinateur une copie de ce compte voire uniquement de certains dossiers.

Les comptes courriers

Deux façons existent de gérer son courrier

PoP3: Comme le courrier traditionnel, on rapatrie le courrier dans un logiciel puis on le traite. Le courrier est gérable lorsque l'on est plus connecté.

IMAP : le courrier reste sur le serveur, et peut être consulté et traité de différents endroits mais on doit être connecté pour y accéder.

Le pop3 nécessite un logiciel spécialisé et représente une vision obsolète. Une fois le courrier rapatrié il n'est plus accessible à d'autres système. A contrario, l'IMAP favorise l'accès depuis plusieurs types de points et plusieurs utilisateurs.

 

Les paramètres

Les paramètres des comptes se trouvent dans les menus. Un bouton « Gestion des comptes » permet d' « Ajouter un compte de messagerie ». Trois informations sont à indiquer : le nom qui s'affichera dans le logiciel, l'adresse mail et le mot de passe. Une fois validé, le programme recherche seul les informations de paramétrage (POP, IMPA, SMTP) ce qui évite les complications. Il restera à l'utilisateur à choisir entre le serveur IMAP ou POP3. Si vous ne savez pas, choisissez IMAP lorsque l'option est proposée. Une fois terminé, Thunderbird se connectera pour la première fois et se synchronisera avec le serveur de mail.

Le profil Thunderbird :

Pour créer le profil, il suffit de lancer Thunderbird avec l'option « -P » en passant par une console ou en créant un lien (raccourcis) que l'on modifiera pour obtenir : « Thunderbird -P »

On arrive alors devant une fenêtre dans laquelle on crée le profil.

Lors du premier lancement du logiciel il faut configurer certains points pour ne plus avoir à y revenir.

• Les comptes courrier
• Les modules
• L'interface

Ensuite les points en évolution constante :

• Les carnets d'adresses
• Les règles associées

Les carnets d'adresses

Quand on commence à utiliser les comptes de courrier en IMAP, on utilise souvent plusieurs appareils ou logiciels pour y accéder. On commence d'abord par répondre puis, à force de basculer, on souhaite accéder à ses carnets d'adresses depuis tous les systèmes comme on le fait avec le courrier.

Gestion du courrier avec des carnets d'adresses.

Le courrier se range automatiquement dans un dossier selon l'expéditeur.

Par réflexe on gère notre courrier en supprimant l'inutile et en allant vers l'essentiel. Pour automatiser la gestion du courrier, une façon simple est de créer des carnets d'adresses puis d'utiliser des règles pour ranger, dès la réception, chaque type de courrier dans des dossiers séparés. Ne resteront que les courriers d'expéditeurs non répertoriés et donc les pourriels.

Le principe :

on crée des carnet d'adresse pour chaque partie importante de nos relations :

• La famille
• Les Amis
• Les Connaissances
• Le travail
• Administratif
• La pub (et les newsletters)

ensuite on crée un sous dossier puis une règle pour chaque carnet d'adresse :

exemple : "Si l'expéditeur appartient à mon carnet amis mettre ces mails dans le dossier amis" et ainsi de suite pour tous les carnets d'adresse.

Ensuite on trie nos contacts au fur et à mesure. Lors du prochain mail, celui ci sera rangé automatiquement dans le bon dossier.

 

Procédure :

Créer un dossier

Créer un carnet d'adresse

Créer une règle : si courrier est dans mon carnet d'adresse X alors déplacer dans dossier Y

Recommencer autant de fois que nécessaire avec les dossiers : amis, famille, copains, professionnel, fournisseurs, clients, administratif, newsletters...

Dans le carnet d'adresse d'origine, triez les adresses pour les ranger dans le carnet d'adresses adapté créé précédemment(amis, famille, copains, professionnel, fournisseurs, clients, administratif, newsletters...).

Pour trier un dossier automatiquement :

Allez dans ce dossier puis Outils / Appliquer les filtres sur ce dossier. Si il y a beaucoup de courriers et de pièces jointes, soyez patient, cela peut prendre beaucoup de temps

cas concret :

A l'arrivée du courrier, les expéditeurs connus ont leurs envoies triés. Il reste dans le dossier de réception les expéditeurs inconnus et les pourriels. Tout en supprimant les pourriels, on repère les nouveaux expéditeurs. En double cliquant dessus, on ouvre le courrier dans un nouvel onglet. On peut aussi utiliser la touche F8 pour ouvrir un cadre de visualisation. Dans les deux cas, une entête donne les informations sur l'expéditeur, les destinataires et le sujet du courrier.

Pour ajouter l'expéditeur au carnet d'adresse on utilise le bouton droit sur l'e-mail puis on choisi « ajouter au carnet d'adresse » puis à nouveau on accède à « modifier... » qui permettra le choix du carnet d'adresse dans lequel mettre l'expéditeur.

Une fois fait, dans « option », on applique les règles sur le dossier ce qui rangera notre courrier dans le dossier adapté puis cela sera fait automatiquement lors des prochaines réceptions.

Travail sur les mails

Les choses essentielles à connaître lors du traitement des mails : écrire, répondre, transférer. Il faut aussi savoir joindre des fichiers aux courriers à envoyer et enregistrer les fichiers joints aux courriers entrants. On peut également faire une mise en page complexe en utilisasant une partie des outils des traitements de texte.

L'agenda avec Lightning

Les agendas peuvent être locaux ou distants grâce à LDAP