Ce tutoriel est consciemment orienté de façon à ne traiter que l'essentiel. Le but est de donner aux débutants et simples utilisateurs les outils suffisants pour une utilisation minimale sans être basique. Il existe d'autres programmes et d'autres façons de procéder qui ne seront pas traitées ici. La vision se veut généraliste car ces principes se retrouveront sur un PC, un Mac, une tablette ou un téléphone portable. Ce document est prévu pour être lu du début vers la fin mais chacun peut aborder une partie en particulier et revenir sur les précédentes ultérieurement.

Chacun possède son propre monde.

Le concept de créer une entité personnelle est de faire cohabiter toutes nos informations en conservant une partie privée et une autre plus ou moins publique.

Notre "Monde" contiendra toutes nos informations personnelles comme :

• des fichiers (documents, photos, images, musique, vidéos…)

• les mots de passe,

• les favoris de navigation,

• l'historique de navigation,

• les modules (plugins) de certains programmes,

• les réglages des interfaces graphiques,

• ...

Techniquement, ce « Monde » existe déjà mais est éparpillé. Le but est d'en prendre conscience pour trouver la meilleur façon de ne pas perdre ses informations. Pour ce faire, on multipliera les sauvegardes en les disséminant ce qui demande un minimum d'organisation pour ne pas s'y perdre.

Branchez votre disque dur : « Votre monde » est créé.

Prenez en soin

Prenez avec ce disque le même soin et les même précautions que vous prendriez avec votre portefeuille, votre porte monnaie ou votre carte bleue !

Posez vous la question : « Confierais-je mon portefeuille à cette personne ? ».

Si la réponse est non, ne lui confiez pas non plus votre disque dur.

Le formatage

Les disques durs sont vendus déjà formatés. Le format NTFS est le plus répandu et sera préférable si vous souhaitez partager ce disque entre plusieurs ordinateurs voire le brancher sur la box. Vérifier si le format n'est pas Fat, moins fiable que le NTFS, et, dans ce cas, prenez le temps de le reformater. Plus tard, avec un serveur, vous pourrez choisir un autre format (ext4) pour un disque dur de sauvegarde et profiter d'un changement pour avoir « Votre Monde » dans un format plus fiable encore.

Laissez les meubles,... sauvez les disques durs

A l'allumage, tous les documents accessible par un « ordinateur » sont inscrits dans une unité qui se trouve physiquement sur ce système.

Si cette unité à un problème, tous les documents peuvent être perdus.

Créer « Votre Monde numérique » est un concept qui prend toute la vie. Les avantages montrent toutes la force du numérique : facilité de consultation, d’indexage, de copie, organisation, transfert, partage, … ; mais également les faiblesses : destruction, vol, piratage, … même si on rencontre les même problèmes avec les anciens moyens d'archivage.

Dans cet explicatif, nous allons tenter de prendre conscience des types de données qui nous entourent pour en gérer la conservation.

Entreposage

Entreposez ce disque dans un endroit accessible voire à disposition sur votre bureau. Gardez le débranché électriquement et de l'ordinateur (débranchez la prise USB). Vous ne le brancherez que lorsque vous aurez besoin d'y accéder (on ne passe pas son temps à faire ses papiers, ranger ses photos ou les montrer).

Brancher

Commencez par l'alimentation électrique, patientez quelques seconde puis branchez la prise USB.

Débrancher

Pour débrancher, tous les systèmes disposent d'une procédure propre qu'il faut connaître. Le plus souvent on aura une option avec le clic droit de la souris sur le disque externe depuis le bureau (démonter, éjecter, déconnecter) dont l'action sera suivi d'une information ("vous pouvez débrancher en toute sécurité"). Déclarez donc le démontage puis débranchez la prise USB puis l'alimentation électrique.

Importez vos documents sur votre disque dur

A lire : le navigateur de fichiers, les unités de stockage, organiser ses fichiers,

Prendre un nouveau disque externe est souvent l'occasion de faire le ménage sur son ou ses PC. Une fois les dossiers préparés, déplacez les fichiers de votre ordinateur vers les dossiers du disque externe selon votre préférence de rangement en commençant par le moins important.

Gestion des photos

A lire : images graphiques photos,  gestion des images et des photos,

Pour les photos, les importations seront à faire sur votre ordinateur. Pour réduire les connexions et déconnexions de « Votre Monde », ce n'est que de temps en temps (une fois toutes les semaines ou les deux semaines) que vous transférerez ces fichiers dans « Votre Monde » (sur le disque dur externe).

Travailler sur vos documents

Un disque dur externe n'a pas vocation à rester allumé tout le temps même s'il le peut. Laissez le branché et allumé (même une journée entière) si vous travaillez en continue un ou plusieurs jours, le reste du temps il restera éteints.

Une fois que l'on sait un peu comment ça fonctionne, comment s'organiser dans ses données ?

L'arborescence / les liens / les dossiers systèmes

A lire : le navigateur de fichiers, les unités de stockage, organiser ses fichiers,

Les Systèmes d'exploitation et les gestionnaires de fichiers qui y sont intégrés ont tendance à gommer l'organisation physique de nos unités de stockage. Ce n'est pas trop problématique et cela simplifie la lecture. Pour ranger, nous disposons de « Dossiers ». Anciennement appelé « répertoires », ces dossiers peuvent contenir d'autres dossiers et des fichiers. Comme des poupées Russes mais en plus compliqué, on se retrouve avec un enchevêtrement de dossiers et de sous dossiers. Pour s'y retrouver, on retrace le chemin depuis l'origine vers le fichier ou le dossier cible avec tous les dossiers intermédiaires séparés par des slash (« / »). Avec de l'organisation, on obtiens une pensée qui améliorera les recherches.

Par exemple chacun comprendra : « Mes Documents/Mes Factures/EdF/2014/01/ma facture.pdf » ; ici un fichier « ma facture.pdf » se trouve dans un dossier 01 lui même dans un dossier 2014, lui même dans un dossier EdF, Mes factures, Mes Documents ; ce qui se lira ainsi « c'est ma facture d'EdF de janvier 2014 ».

De la même façon, « Ma Musique/ Chanteurs Français / Jean Jacques Goldman / En passant /Le coureur.mp3 » est compréhensible.

Pour améliorer l'accès à nos endroits favoris, on utilisera des liens ou raccourcis. Ces liens mèneront directement à un dossier ou fichier nous évitant la promenade de dossier en dossier. Des liens particuliers sont intégrés aux systèmes d'exploitations : Mes Documents, Musiques, Films ou Vidéos, Images,...

Que va t-on y mettre ?

Il faudra, dans un premier temps, créer la plupart des dossiers. Documents, Photos, Films de Famille seront la partie la plus basse de notre arbre de dossiers. On pourra ainsi montrer des photos à des amis ou de la famille sans se mélanger avec des documents administratifs ou personnels.

documents photos [films de famille] ...

(todo : script et batch pour créer l’arborescence de base).

Créer des dossiers puis des sous dossiers dans "documents"

Organisation

Une fois la première partie faite, entrez dans le premier dossier (documents) et répétez cette opération en créant d'autres dossiers. Plus on sera précis dans notre organisation et plus les recherches seront faciles.

Pour les photos

Une bonne organisation peut être faite par date avec un dossier par année, par mois et par jour. Il suffira ensuite, lors de l'importation ou plus tard, de renommer un dossier, ou de réunir dans un dossier un ensemble de dossiers, en y ajoutant un nom précis.

On aura, par exemple, 2014-"08 Vacances à Venise"; pour un mois d’août à Venise en 2014  ou 2014-12-"31 jour de l'an chez Tonton" pour un jour de l'an 2014-2015 passé chez Tonton. Dans ce cas le 1er janvier 2015 (2015-01-01) sera la suite de la soirée !

2013 2014 01 ... 08 Vacances à Venise 09 10 11 12 24 Noël aux Seychelles 31 jour de l'an chez Tonton 2015 ...

L'évolution de ce système est de pouvoir accéder à ces données n'importe quand et n'importe où.

Plusieurs éléments sont à prendre en considération :

• Faire une sauvegarde de "Votre Monde"
• Rendre cette unité accessible chez vous 24 heures par jour, 7 jours sur 7
• Rendre cette unité accessible depuis l'extérieur de votre réseau personnel par internet

Il faudra, dès la première année, prévoir un second disque avec plus de capacité, qu'il faudra mettre à jour pour être la réplique parfaite de ce premier disque. Un programme de synchronisation, à lancer avec les deux disques branchés en même temps, fera le travail.

Si le premier disque dur montre des signes de faiblesse (bruits anormaux, lenteurs lors de certains accès), arrêter de l'utiliser et passez au second disque puis achetez un troisième disque (de plus grande taille) sur lequel vous ferez la copie parfaite du second disque.

Comptez 3 à 5 ans pour chaque génération.